Le financement de commande publique

• Les commandes publiques : Un circuit de facturation particulier

Les entreprises qui souscrivent aux marchés publics doivent respecter un cahier des charges défini par le donneur d’ordre et suivre un circuit de facturation très codifié, qui doit respecter une chaine de responsabilité et de validation.

Le financement des marchés publics par les sociétés d’affacturage, doit se faire dans le respect des procédures publiques, avec toutes les contraintes que cela impose. Ce qui explique la création, chez les factors qui interviennent sur ce segment, de cellules de gestion spécialement dédiées à ce type de financement.

• Les marchés publics concernés

Le financement des commandes publiques, concerne les commandes des marchés publics de l’Etat, des régions, des départements, des communes, ainsi que des différents services publics du pays, incluant les sociétés d’économie mixe.

Les documents des marchés publics et l’affacturage

Les deux documents principaux, qui sont indispensables à la société d’affacturage pour accepter le financement d’un marché, sont l’exemplaire unique et le décompte général définitif.

• L’exemplaire unique

L’exemplaire unique de marché est délivré en mention originale, par le donneur d’ordre du marché, qui a certifié l’unicité du document par la mention « Copie certifiée conforme à l’original délivrée en unique exemplaire pour être remise en cas de cession ou de nantissement de créances ».

Ce document sera demandé par le factor dès le démarrage du contrat, il fera partie du dossier de présentation en comité de crédit.

• Le décompte général définitif

Le décompte général définitif (DGD), est le document qui doit être accepté par le donneur d’ordre à la fin des travaux. Il doit être validé sans aucune réserve par le maître d’ouvrage.

C’est pour le factor la garantie que les travaux ont été réalisés conformément au cahier des charges et qu’il n’y a pas de réserve sur la livraison des travaux, ce qui induit l’assurance de l’acceptation des règlements conformément aux différentes situations produites.

La facturation à l’avancement et l’affacturage

Les travaux réalisés dans le cadre de marchés publics ont des durées qui souvent excèdent un mois, ils font alors l’objet de facturation à l’avancement sous forme d’acomptes de situations.

• Les acomptes de situations de travaux

Ces acomptes de situations de travaux ne sont pas des factures, ce que les factors ont l’habitude de financer, mais des acomptes.

Ces acomptes présentent un risque pour le factor, supérieur à celui d’une facture, car le dernier acompte de solde, à la fin des travaux, doit être accepté sans réserve pour valider tous les acomptes précédents.

Dans le cas contraire, les acomptes précédemment financés par la société d’affacturage peuvent être remis en question.

• La validation des acomptes de situations

La validation des acomptes de situations doit suivre un parcours bien balisé pour être effective.

Le maître d’œuvre doit approuver l’acompte de situation à la fin du mois du chantier, vers le 25 du mois.

Ensuite, le maître d’œuvre va présenter la situation au maître d’ouvrage pour approbation, le maître d’ouvrage enverra ensuite l’acompte de situation au service de trésorerie publique pour paiement.

• Les délais de règlement des marchés publics

Le trésorier payeur du service public a 15 jours pour envoyer le règlement une fois qu’il a reçu la situation.

Le délai entre la première validation par le maître d’œuvre et la présentation de la situation à la trésorerie est légalement de un mois maximum, ce qui revient à un délai total de règlement de 45 jours maximum.

L’acompte de situation de travaux peut être cédé à la société d’affacturage dès l’approbation par le maître d’œuvre, c'est-à-dire dans les 15 jours qui suivent la fin de la tranche de travaux correspondant à la situation.

La sous-traitance dans les marchés publics

Le montant de la sous-traitance a un impact sur la possibilité d’intervention du factor et sur sa quotité de financement.

• La facturation de la sous-traitance et l’affacturage

L’entreprise qui a décroché le marché peut ensuite sous-traiter certaines parties du marché. Elle agira alors comme maître d’œuvre et validera les acomptes de situations des sous-traitants, pour les envoyer pour approbation ensuite au maître d’ouvrage.

• Les paiements directs et l’affacturage

Les entreprises sous-traitantes peuvent demander à être payées directement par le donneur d’ordre.

Dans ce cas, ces sous-traitants doivent transmettre à la société d’affacturage, l’acte spécial sous-traitant, qui est délivré en exemplaire unique. Ils doivent le joindre à la situation pour obtenir le financement par le factor.

• La réserve sous-traitant et l’affacturage

La société d’affacturage va constituer une réserve spéciale sous-traitant qui va correspondre au montant de la sous-traitance dans la réalisation du marché.

Cette réservé spéciale permet de régler directement le sous-traitant, quand il en fait la demande.

Les marchés publics en cours de réalisation et l’affacturage

Une société d’affacturage peut être amenée à intervenir pour financer des situations d’un chantier qui a déjà commencé et dont déjà plusieurs situations ont été émises.

Le factor qui prend le financement du chantier en cours demandera qu’on lui transmette tous les documents précédemment vus et toutes les situations déjà émises depuis le début du chantier.

Il pourra financer, généralement à hauteur de 50%, les situations déjà émises, et ensuite bien sûr les situations à venir dans des proportions plus importantes, de l’ordre de 70% à 90%.

Les marchés ouverts avec livraisons cadencées

Les marchés publics peuvent faire l’objet de commandes ouvertes livrables sur un semestre ou une année.

Dans cette commande ouverte le fournisseur va réaliser des livraisons cadencées à la demande du client.

Ces factures de livraisons sont finançables par l’affacturage, sous réserve de la production du document de marché ouvert.

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