Une règle à respecter, et que pourtant trop d’entreprises ne respectent pas, est de préparer et d’envoyer les factures sitôt la livraison effectuée ou la prestation réalisée. Or trop d’entreprises tardent à facturer ou gardent sous le coude des factures à envoyer. Accélérer la facturation revient à accélérer les règlements.

Assurer un bon suivi de sa balance âgée. Chaque société doit avoir une balance âgée à jour. La balance âgée contient tous les comptes clients avec les factures déjà réglées et celles en attente de règlement.

Dans l’étude d’un contrat d’affacturage les comptes clients de la balance âgée seront analysés pour déterminer les délais moyens de paiement des clients. C’est à partir de ce délai moyen que sera calculé le pourcentage des frais financiers dans un calcul des frais précomptés.

C’est à partir des comptes clients que l’entreprise fera ses relances clients. Il est préférable d’appeler les clients avant l’échéance de paiement. Cela permet de déceler des problèmes en amont, comme une facture non reçue ou égarée, une livraison non conforme, etc…

Les factors procèdent par sondage, ils vont sonder un certain nombre de factures pour vérifier si la facture est bien acceptée par le client par exemple.

Une fois l’échéance de paiement dépassée, il faut que l’entreprise réagisse vite pour engager une procédure de recouvrement. Par téléphone, c’est plus efficace. Il faut voir où se situe le problème ou l’éventuel litige. Déterminer qui est le bon interlocuteur et se procurer toutes ses coordonnées.

Les sociétés d’affacturage vont suivre une procédure précise du recouvrement précontentieux au recouvrement amiable et contentieux.

Le recouvrement amiable doit être engagé le plus rapidement possible après le dépassement de l’échéance de paiement. Il ne faut pas attendre pour détecter et identifier précisément le problème de paiement.

Si un litige est détecté, il faut identifier rapidement l’origine du litige, un problème de prix, de qualité, de quantité, etc…

Si la créance a été cédée à une société d’affacturage pour financement, elle sera débitée et rétrocédée à l’entreprise. Le factor ne prenant pas en charge la résolution d’un litige. Il attendra son dénouement pour recréditer la facture.

Si le contrat est en notifié non géré, c'est-à-dire que la gestion du recouvrement est effectué par l’entreprise, celle-ci devra informer le factor du non paiement de cette facture car elle aura été préalablement financée.

Les entreprises doivent veiller à accélérer les procédures contentieuses, et ne pas attendre plusieurs mois avant de le faire. Si les relances amiables ne donnent rien rapidement, l’entreprise ne doit pas se laisser endormir par des promesses non tenues. Sauf dans le cas où le client est sincère et que le climat de confiance entre le fournisseur et le client est très bon.

Le recouvrement contentieux est effectué par des professionnels du droit qui assurent le recouvrement judiciaire des créances, au moyen de différentes actions, injonction de payer, assignation, exécution forcée des décisions de justice, etc…

Quand les créances sont remises et gérées par une société d’affacturage, la procédure contentieuse sera gérée en concertation avec l’entreprise. Le gestionnaire du compte informera l’entreprise du retard de paiement du client. L’entreprise pourra, si elle le souhaite, prendre la main pendant une durée déterminée dans un but commercial. Cette période sera pourtant limitée pour ne pas hypothéquer le recouvrement et les récupérations futures.

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