LIRE UN CONTRAT D'AFFACTURAGE

Le contrat d’affacturage concerne les factures émises sur les entreprises et les administrations. Les factures émises sur les particuliers et les sociétés liées (filiales, holding) sont exclus du contrat (l’affacturage ne finance pas le papier de famille).

L’affacturage finance les factures sur la France métropolitaine, les DOM-TOM, la CEE et le grand export. Si vous vendez à l’international, bien vérifier que le contrat précise les DOM-TOM ainsi que les pays avec lesquels vous travailler. Pour la France métropolitaine vérifiez que Monaco et Andorre ne sont pas exclus.

Dans le cadre d’un contrat d’affacturage la durée maximum de crédit est généralement de 120 jours. Si pour des raisons particulières vos crédits clients contractuels dépassent cette durée, demandez à le faire inscrire dans le contrat

Les remises se font généralement une fois par semaine. Certaines sociétés d’ affacturage imposent une remise hebdomadaire. Si vous voulez faire deux remises par semaine il faut le faire inscrire dans le contrat d’affacturage

C’est la mention qui doit apparaître sur la facture que vous envoyez à vos clients. Elle indique le nom et l’adresse de la société d’affacturage qui doit recevoir le paiement de votre client. Cette mention subrogative est inscrite sur un tampon qui vous est donné au moment du démarrage du contrat. Vous pouvez également inclure cette mention subrogative dans votre facture sur votre système informatique de facturation.

C’est l’ensemble des documents qui doivent être joints aux factures et envoyés à la société d’affacturage. Ces justificatifs, qui attestent que la marchandise a été livrée ou que la prestation de service a été effectuée, sont : le bon de commande, le bon de livraison tamponné et signé, le bon d’enlèvement du transporteur, le PV de réception, l’attestation de présence, le bordereau horaire etc … Selon les contrats et selon les factors les justificatifs pourront être différents. Certains contrats prévoient de joindre les justificatifs qu’à partir d’un certain montant de facture à financer. Dans ce cas vous devez garder les justificatifs à disposition du factor. Vérifiez bien que vous serez en mesure de fournir les justificatifs notés dans le contrat car l’absence de justificatif est un motif de refus de financement de la part de la société d’affacturage. Si vous pensez ne pas pouvoir fournir certains justificatifs il faut le faire préciser dans le contrat d’affacturage

C’est un compte constitué par le montant non financé des factures remises. Ce compte sert à garantir la société d’affacturage pour les avoirs, les règlements directs, les arriérés sur les créances financées mais non garanties, les contestations de créances. Le montant du compte de garantie correspond à un pourcentage de l’encours global TTC des factures à financer. Ce pourcentage varie généralement entre 10% à 15% de l’encours. Il peut, pour des raisons particulières, aller de 5% à 50%. Le montant minimum en euros du compte de garantie est fixé dans le contrat d’affacturage. Pour le démarrage du contrat le montant du compte de garantie est constitué par prélèvement sur les remises de factures jusqu’à constituer un montant qui correspond au pourcentage fixé de l’encours global. Ce montant peut être revu en cours de contrat après plusieurs mois de fonctionnement.

C’est un compte constitué par le montant non financé des factures remises. Cette réserve sert a régler directement certains créanciers comme l’URSSAF, le Trésor Public etc… Cette réserve est souvent mise en place au début du contrat d’affacturage quand une entreprise a des retards envers des créanciers institutionnels pour le paiement de l’URSSAF, la TVA, les caisses de retraites, l’IS …Pour certaines activités cette réserve est également constitué, dans l’intérim par exemple cette réserve permet de payer directement l’URSSAF. Si l’entreprise a eu par le passé des problèmes de paiement fournisseur, cette réserve permet, dans le cadre du contrat d’affacturage, de payer directement certains fournisseurs. Pour les entreprises qui travaillent avec la grande distribution (GMS), cette réserve permet de payer les remises de fin d’année (RFA) directement auprès de la GMS. Au moment de la négociation du contrat d’affacturage bien regarder le montant et les bénéficiaires de ce compte de réserve.

C’est la commission qui rémunère la société d’affacturage au titre de sa prestation d’affacturage, c’est à dire la gestion des créances clients, le suivi des encaissements, les relances des factures non payées, le lettrage et l’imputation des règlements et la garantie des créances. Cette commission est un pourcentage sur le montant TTC des factures remises au factor. Ce taux est variable en fonction du chiffre d’affaires remis, de la taille moyenne des factures, du nombre et de la qualité des clients. Cette commission d’affacturage est calculée sur le chiffre d’affaires qui sera réalisé sur les douze prochains mois. Cette commission peut faire l’objet d’une grille avec d’un côté l’évolution du chiffre d’affaires et de l’autre l’évolution de la taille moyenne des factures. Bien regarder que la grille corresponde avec le prévisionnel de votre activité car le taux qui vous sera affecté est celui qui est au centre de la grille.

C’est le montant minimum de commission que vous vous engagez à payer à la société d’affacturage pour une année de contrat. Ce montant représente généralement entre 70% et 80% des commissions annuelles à payer en fonction du chiffre d’affaires cédé au factor. Si votre chiffre d’affaires est prévisionnel, veillez à ce que le montant minimum annuel de commission soit le plus bas possible, car si vous ne réalisez pas votre chiffre d’affaires prévisionnel, le montant minimum annuel sera, lui tout de même, dû au factor. Il faut aussi regarder quel est l’échéance du contrat d’affacturage, car pour certains contrats l’échéance du contrat est l’année civile et non la date anniversaire du contrat. Dans tous les cas vous avez toujours trois mois de préavis pour résilier votre contrat, sinon vous vous engagez pour l’année suivante avec le minimum annuel à payer.

Les règlements de la société d’affacturage en faveur de l’entreprise sont faits par virement, par chèque ou par billet à ordre à la convenance de l’entreprise. C’est au moment de la remise des factures que l’entreprise précise le moyen de règlement de son choix.

Pendant le fonctionnement du contrat d’affacturage il peut y avoir des règlements directs, c’est à dire des paiements envoyés directement à l’entreprise au lieu d’être envoyés à la société d’affacturage. Dans ce cas vous devez informer et restituer ces paiements rapidement au factor car il vous les a déjà financé. Veillez à bien être attentif à ce point car cela peut être source de tension rapide avec la société d’affacturage.

C’est le montant des intérêts financiers liés à l’avance des fonds par la société d’affacturage. Ces intérêts financiers ne portent que sur les montants avancés et pendant la durée de l’avance des fonds. Les intérêts financiers sont généralement basés sur l’Euribor à trois mois. Ils peuvent aussi être basés sur l’Euribor à un mois ou bien sur le taux de base bancaire (TBB). A ce taux la société d’affacturage va rajouter sa marge qui sera de 0.2% à 4% en fonction du volume à financer. Certains factors pratiquent le double taux, c’est à dire un taux avant l’échéance du paiement de la facture et un autre taux après. Dans ce cas faites vous bien préciser les deux taux.

Certaines sociétés d’affacturage vous proposent de financer la totalité ou une partie des factures remises par billet à ordre, plutôt que par virement ou chèque. Vous remettez ensuite ce billet à ordre à votre banque qui vous le finance. L’intérêt de cette pratique est de continuer à remettre du papier à votre banque et ainsi garder de bonne relation avec elle. Pourtant le coût n’est pas neutre, comparé au virement ou au chèque. Avec le billet à ordre, il faut ajouter la commission sur billet à ordre qui est de l’ordre de 1% annuel plus le taux d’intérêt de la banque qui vous finance votre billet à ordre.

Dans le cadre du contrat d’affacturage vous devez faire des demandes de garantie sur les clients que vous voulez remettre à la société d’affacturage pour financement. C’est en fonction des réponses aux demandes de garantie que le financement pourra se faire entièrement ou partiellement. Si le client n’a pas de garantie, les factures émises sur lui ne pourront pas être financées sauf cas particulier. Si les garanties accordées sur vos clients par la société d’affacturage sont insuffisantes vous pouvez prendre un contrat d’assurance crédit séparé du contrat d’affacturage.

Toutes les sociétés d’affacturage ont maintenant un système d’interface internet pour les relations entre l’entreprise et le factor pour faire les demandes de garanties, de financement, suivre les paiements etc.. Ces services sont payants. Selon les factors il peut y avoir de fortes disparités. Faites vous bien préciser les montants mensuels d’abonnement aux services télématiques.

Les pénalités et les intérêts de retard, que les clients pourraient avoir envers le fournisseur sur des créances remises à la société d’affacturage, n’entrent pas dans le cadre du contrat d’affacturage. Ils sont comptabilisés par le fournisseur mais ne sont pas remis au factor.

Bien suivre l’évolution de tous les frais liés au fonctionnement du contrat. Ces frais augmentent suivant un indice indiqué au moment de la signature du contrat d’affacturage.

Le taux du compte ou fond de garantie peut être modifié en fonction de certains éléments comme : le montant des avoirs, le refus de paiement, la contestation de créance etc…Si le pourcentage de ces éléments dépasse le taux du compte ou fond de garantie fixé au début du contrat, ce taux pourra être modifié pour correspondre au taux réel. Si en revanche le taux de ces éléments est faible vous pouvez demander à la société d’affacturage de réduire le taux du compte ou fond de garantie

La caution du dirigeant est généralement demandée pour la mise en place du contrat d’affacturage. Cette caution est le plus souvent une caution délictuelle, c’est à dire liée à un délit (fausse facture, double mobilisation etc…). Certains factors demandent une caution solidaire qui engage entièrement le dirigeant. Ces cautions sont limitées dans le temps et les montants. Bien vérifier que la caution est limitée et bien vérifier sont champ d’application.

Le contrat d’affacturage prend effet au moment de la signature du contrat. Pourtant, généralement, tant que vous n’avez pas fait de remise de facture on considère que le contrat n’a pas démarré. Si pour des raisons diverses le contrat ne peut pas démarrer, le factor ne pourra pas venir réclamer le montant minimum annuel. Certains factors facturent des frais de dossier au moment de la signature. Ces frais de dossier sont négociables. Il faut savoir que ces frais de dossier peuvent être considérés comme le paiement du premier mois d’affacturage et ainsi faire démarrer le contrat.

Le contrat d’affacturage peut être résilié à tout moment à condition de respecter le préavis de trois mois avant l’échéance et d’envoyer à la société d’affacturage une lettre de résiliation en recommandé avec AR. Certains factors fixent l’échéance du contrat d’affacturage sur l’année civile, dans ce cas vous devez résilier trois mois avant le 31 décembre. Dans tous les cas il vous faut bien surveiller la date anniversaire du contrat car sinon vous repartirez pour un an avec le factor, à moins de lui payer le montant minimum annuel.

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